政府采购程序之采购文件保存

政府采购程序之采购文件保存

政府采购法第四十二条对此作出了规定，即采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。采购文件包括活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文件、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

采购活动记录至少应当包括下列内容：(一)采购项目类别、名称;(二)采购项目预算、资金构成和合同价格;(三)采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因;(四)邀请和选择供应商的条件及原因;(五)评标标准及确定中标人的原因;(六)废标的原因;(七)采用招标以外采购方式的相应记载。

立法目的

规定采购文件的保存要求及采购文件的构成，为日后接受监督检查、处理投诉查阅等做好基础性管理工作。

采购文件是反映采购活动过程及各项决策的记录，完整妥善地保存采购文件，可以为政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、处理纠纷等项工作提供客观依据。保存采购文件是国际通行做法，如WTO《政府采购协议》规定，各缔约方采购机构应当将反映采购活动文件保存三年，目的是便于做好统计工作，以及在供庆商提出投诉时向有关机构提供证据。

我国自推行政府采购制度以来，财政部门规定部分采购文件实行备案管理，如招标文件、评标报告、采购合同等，但在实践中未按规定执行的情况非常普遍。当前，绝大多数采购人没有相对固定的采购机构和采购人员，具体采购活动通常是由单位内部不同的机构和人员分别组织开展，采购事务并非这些机构和人员的日常工作，对现行有关规定不够了解，采购文件没能及时报财政部门备案，也没有进行妥善管理。有的采购人甚至在采购活动结束后，就自行将采购文件进行处理，如销毁等。

根据国际惯例及我国的实际情况，在本法立法期间，起草组认为，要依法规定采购人完整保存采购文件的义务和责任。

本法规定的含义

本法第四十二条规定的主要含义：一是规定采购人、采购代理机构有保存采购文件的义务。二是规定采购文件应当客观、完整地保存。三是规定采购文件保存的期限。四是规定采购文件的构成。五是规定采购活动记录的内容。

理解本法规定的含义，要把握以下几点

1.保存采购文件的主体。

根据本法规定，有义务保存采购文件的主体是指采购人和采购代理机构。其中，采购代理机构应当包括集中采购机构和本法第十九条规定的社会中介机构。这些主体在每项采购活动结束后，应当对涉及该采购项目所有的已经形成的采购文件进行妥善保存，不得隐匿或者自行销毁。采购文件庆当如实保存，不得伪造和变造。如果在采购过程中，应当形成采购文件却因客观原因没有形成的，应当如实记录。总之，采购人和采购代理机构保存的采购文件，要做到完整和真实可靠。

2.保存采购文件的期限。

根据本法规定，采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。采购活动的结束，表明采购人已经获得了其需要的采购对象，但采购事件和交易行为并未终结。经常出现的情况有，一是采购活动中潜在的问题一般是在采购完成后才暴露，具有一定的滞后性。二是已经发生的问题需要予以解决，而解决问题所需要的时间要视解决方式而异，如进入司法程序的案件，审理时间较长并具有不确定性。三是供应商履约情况有待实践检验，一旦出现质量问题或者未履行有关承诺，采购人有可能要退货或者换货。发生纠纷的，还可能打官司或者申请仲裁。采购文件是解决这些问题的直接证据。因此，本法规定采购文件是解决这些问题的直接证据。因此，本法规定采购文件保存的期限至少为十五年。规模大、价值高、性能复杂的采购项目，采购文件保存的时间应当更长一些。

3.采购文件的构成。

采购文件是指反映采购活动各类文书的总称。根据本法规定，应当依法保存的采购文件包括：采购人或者采购代理机构对采购活动的有关记录，财政部门对该采购项目批复的采购预算或计划，采购人或者采购代理机构发售的招标文件，供应商提交的投标文件，评标委员会采用的评标标准，采购人或者采购代理机构撰写的评估报告，采购人或者集中采购机构签署的定标文件，采购人或者集中采购机构与供应商签订的合同文本，验收方提交的验收报告，对供应商质疑的答复意见，有关部门作出的投诉决定等。按照本法规定，采购文件还包括其他有关文件、资料，如采购人或者集中采购机构制定的关于招标文件修改、补充材料，采购人与采购代理机构签订的委托代理协议书等。

4.采购活动记录内容。

采购活动记录是指采购人或者采购代理机构在采购活动结束后撰写的采购活动情况报告。根据本法规定，采购活动记录中至少应当包括七个方面的内容：一是采购项目类别、名称。即要求说明本采购项目是货物、服务还是工程类别的项目，并完整表述具体项目名称。二是采购项目的资金安排和合同价格。要求载明采购项目的预算总额，资金来源以衣最后确定的合同价格。三是采购方式。要求说明该项目实际采取的采购方式。没有采取公开招标方式的，要说明选择其他采购方式的原因。四是邀请和选择供应商的条件及原因。没有采取公开招标采购方式的，要说明邀请供应商应当具备的资格及原因。五是评标标准及确定中标人的原因。要求说明该采购项目采用的评标标准和确定中标人的理由。六是废标的原因。如果该采购项目在执行中出现过废标情况，应当说明废标的理由。七是采取招标以外采购方式的相应记载。如谈判小组或者询价小组人员构成情况，谈判或者询价过程等。

执行中应注意的问题

本法实施后，采购文件的收集、保存将成为采购人和采购代理机构的一项经常性工作。为了做好这项工作，在执行中应注意做到以下几点：

1.专人负责。

采购人和采购代理机构应当安排或指定专人负责本单位采购文件的收集和保存采购文件，并提供采购文件保存场所及必要的设备。

2.要保证采购文件的完整性、安全性和保密性。

采购人和采购代理机构要建立采购文件档案管理制度，全面保存每项采购活动的采购文件。要加强采购文件的安全管理工作，防止调换、遗失、损坏等情况的发生。采购文件中的供应商投标文件，因涉及供应商的商业机密，没有得到有关方面的许可，不得对外提供。

3.要及时做好采购文件的积累工作。

采购人和采购代理机构内部具体开展采购活动的单位，在开展每项采购活动期间，要按本法规定的采购文件及采购记录要求，注意及时收集、编写采购文件或者记录。每完成一个采购项目，及时将采购文件进行整理，交内部有关机构保存。不能等到年终统一整理，否则容易丢失资料，难以保证采购文件的完整性。

4.采购人和采购代理机构要高度重视采购文件的保存工作，接受财政等部门的监督检查。

未按本法规定保存采购文件的，将会受到严厉惩罚。按照本法第七十六条规定，采购人、采购代理机构违反本法规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由政府采购监督管理部门处以二万元以上十万元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。